La presente applicazione informatica è stata approntata per garantire il massimo di efficacia nella gestione degli incontri tra i cittadini e i vari Funzionari del comune, a partire dal momento della prenotazione del giorno e dell'ora desiderata / possibile, fino al momento dell'incontro, sia reale ( accesso al comune ) che virtuale ( tenuta di una videoconferenza "multimediale" ).
La sua caratteristica più peculiare di questa applicazione è quella di essere accedibile 24 ore su 24 da qualsiasi dispositivo di comunicazione atto ad attivare un collegamento via WEB.
Tra le sue funzioni primarie primaria c'è quella dimettere a disposizione,per una consultazione "on-line", un calendario, costantemente aggiornato, deigiorni di disponibilitàdei vari Funzionari del comune a "incontrare" un cittadino / impresa per trattare tematiche specifiche di settore, nonchè di consentire dalla stesso contesto, nello stesso momento di"prenotare" una voluta "finestra" di dialogo per uno specifico giorno, per una specifica ora.
Come vedremo più avanti, come accennato, l'accezione "dialogare" sottointende la possibilità di poter "incontrare" lo specifico Funzionario sia "de visu", presso lo specifico Ufficio del comune, sia tramite un collegamento "web audiovisivo", laddove le potenzialità dei collegamenti lo consente.
Tenendo conto delle numerose situazioni "estemporanee" ed impreviste che si possono verificare tutti i giorni nella vita sia pubblica che privata di ciascuna persona, il processo di accostamento all'incontro si svolge in due tempi.
In prima istanza il Richiedente un appuntamento fissa la "finestra" a lui più confacente tra quelle mostrate essere disponibili dalla "agenda web" dello specifico Funzionario.
A seguito di questa operazione, al Richiedente viene rilsciata in tempo reale una "Ricevuta" con i dati della sua prenotazione; Ricevuta da presentare alla "reception" del comune nel caso di un colloquio presso i locali del comune.
In seguito, qualche giorno primo dell'incontro, se nulla osta, il sistema invierà al Richiedente una nota di Posta Elettronica di conferma dell'appuntamento prenotato.
Su questa nota, se è previsto un dialogo via "video conferenza", sarà presente l'indirizzo internet "URL" da inserire nel web per attivare il collegamento audio - visivo all'ora dell'appuntamento.
Per tutto il periodo che intercorrerà tra la prenotazione e il momenro dell'incontro, il Richiedente avrà la possibilità di interagire sulla propria prenotazione per modifiche e/o cancellazioni, così come potrà fare il Funzionario coinvolto a seguito di impedimenti personali e/o di imprevisti inalienabili impegni di lavoro.
Nel predisporre l'applicazione si è cercato di rendere la più semplice e chiara possibile per il Richiedente la "navigazione" lungo i vari passaggi che portano al compimento della operazione di prenotazione dell'incontro.
A quanti si accingeranno ad utilizzare questo servizio innovativo del comune auguriamo un buon lavoro e il nostro gradimento di ogni osservazione e suggerimento atto a migliorare, soprattutto nel sua fase iniziale, la qualità del servizio stesso nella sua componente organizzativa.
Le funzionalità dell'applicazione
Come detto nella Premessa, obiettivo di questa applicazione è quello di fornire funzionalità informatiche atte a gestire le operazioni logistiche preparatorie delle visite dei cittadini agli Uffici comunali.
In tale accezione vengono usate le tecniche e le regole previste per i dialoghi informatici nell'ambito dei rapporti del cittadino con la Pubblica Amministrazione ( Utilizzo della Posta Elettronica e sistemi di accreditamento, essenzialmente).
Questa applicazione, in particolare, usa una tecnologia di base che permette ai suoi "utenti" di accederla con varia tipologia di dispositivi comunicativi multimediali ( PC e SmartPhone, principalmente ), così come, con questi stessi dispositivi è possibile gestire il colloquio in video conferenza.
Per operazioni "logistiche" si intende :
1) - La predisposizione ed aggiornamento da parte del comune, su di un calendario elettronico, della indicazione delle giornate e degli orari
di possibile visita ai vari Uffici.
2) - La scelta e la prenotazione del giorno e dell'ora desiderata per la visita da parte del cittadino / impresa ad uno specifico Funzionario /
Ufficio.
3) - La conferma della ricevuta prenotazione da parte dell'applicazione.
4) - La "notifica" al Richiedente la visita, da parte dell'Ufficio / Funzionario, della conferma o meno della sua visita per la data e ora
prevista.
5) - L'operazione di "accoglienza" presso la "rececption" del comune. ( Ove prevista )
6) - La gestione dell'accesso e della uscita dell'ospite da parte della reception. ( Ove prevista la visita al comune )
7) - L'attivazione del collegamento "audiovisivo" con il Funzionario indicato, all'ora prenotata del giorno prenotato.
Propedeutica alla gestibilità di questa nuova forma di interazione automatica tra cittadino e comune per l'accordo su un incontro per uno specifico giorno, c'è la preventiva Registrazione del cittadino stesso presso lo specifico applicativo gestionale.
Il motivo di questa Registrazione è essenzialmente quello di poter disporre durante l'iter di trattazione del perfezionamento dell'appuntomento dei parametri comunicativi necessari allo scopo, l'indirizzo email essenzialmente, per le due previste conferme e per le eventuali necessità di disimpegno da parte del Funzionario interessato.
Pertanto, riassumento, si può arrivare a richiedere un appuntamento mediante i seguenti semplici passi :
1) - Accesso all'applicativo "Prenotazioni appuntamenti on line" passando attraverso la omonima sezione della Home page comunale
oppure digitando direttamente l'URL https://www.domino11.it/Prenotazioni_Soriano.nsfPrenotazioni
2) - Registrazione, una tantum, del Richiedente per l'ottenimento del suo specifico "Identificativo utente" ( il codice fiscale ) e della sua
specifica password.
3) - Ricezione dell'email di conferma della avvenuta registrazione da parte del Sistema Gestionale specifico.
4) - Apertura dell'applicativo e accreditamento tramite "Nome Utente" e "Password".
5) - Selezione dell'Ufficio che si vuole contattare e, in sequenza ....
6) - ... selezione del Funzionario che si vuole contattare, sempre in sequenza ...
7) - ... selezione e prenotazione del giorno voluto e dell'ora voluta ( i tempi dell'incontro sono contenuti entro 1 ora al massimo )
8) - Selezione del tipo di "contatto"
9) - Conferma ed invio della Richiesta
10) - Ottenimento on-line della conferma della ricezione da parte del Sistema.
11) - Ricevimento in tempo reale dell'email con i dati dell'appuntamento ( una sorta di ricevuta formale numerata )
Fatto questo, il Richiedente deve rimanere in attesa della conferma ufficiale della possibilità di mantenere l'appuntamento concordato.
Questa conferma arriverà tendenzialmente nei giorni immediatamente precedenti l'incontro, salvo eccezioni per imprevisti dell'ultima ora.
( In tale accezione tornerà utile che nella Registrazione sia inserito un numero telefonico ).
Per chiarimenti sull'uso della applicazione e su eventuali problematiche tecniche relative al suo utilizzo, è possibile inviare una email al seguente indirizzo :gestione.prenotazioni.visite@pec.it specificando a quale comune afferisce la notazione.